こんにちは、社会保険労務士の小椋です。今回は、顧問先の実例をもとに採用活動における重要な側面、特に合否通知の伝え方についてお話しします。
真心を届ける：採用活動の本当のゴール
山田社長は、朝から重い気持ちでメールを開いていました。「株式会社山田製作所の採用選考結果について」という件名の未送信メールが画面に表示されています。
「どう伝えればいいんだろう…」
山田社長の会社は中小企業ながら、着実に業績を伸ばしてきました。今回の技術職採用では3名の枠に対して30名以上の応募があり、書類選考、面接を経て最終的に2名を採用することに決めました。残りの応募者への通知をどうするか、そこで悩んでいたのです。
門前払いにも配慮を：書類選考での不採用通知
「佐藤君、先月の採用で書類選考に漏れた人たちへの連絡はどうした？」と山田社長。
「正直なところ、まだ何も…」と採用担当の佐藤。
「それは問題だな。考えてみてほしい。応募してくれた人は私たちの会社に期待を寄せてくれたんだ。書類選考で落ちるというのは、話を聞いてもらえない門前払いのようなものだよ。その失望感は小さくないはずだ」
山田社長は続けます。「今回は条件に合わなかっただけで、将来うちに必要な人材に成長するかもしれない。もし彼らが同業他社に就職して、私たちの会社に悪い印象を持ったままだったらどうなる？業界内での評判にも影響するよ」
次の日、社長と佐藤さんは不採用通知の文面を検討しました。
拝啓
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考させていただきましたが、今回は技術職経験5年以上の即戦力を重視した結果、
誠に残念ながらご期待に添うことができませんでした。
しかしながら、これは○○様の能力や可能性を否定するものではございません。
弊社では今後も定期的に採用を行っておりますので、キャリアを積まれた際には
ぜひ再度ご応募いただければ幸いです。
お預かりした応募書類は同封の上返却させていただきます。
末筆ながら、○○様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
期待が高まる面接後の不採用通知
面接まで進んだ鈴木さんは、最終的に不採用となりました。面接では好印象だったものの、必要なCADスキルが不足していたためです。
「面接まで進んだ人には、より丁寧な説明が必要だね」と山田社長。「面接から1週間以内に連絡するよう心がけよう」
佐藤さんは電話で連絡した後、文書でも通知しました。その中で、「今回の募集ではCADソフト使用経験を特に重視させていただきました」と具体的な理由を示し、「将来、スキルを習得された際には、ぜひ再度応募をご検討ください」と前向きなメッセージを添えました。
採用者への配慮も忘れずに
採用が決まった田中さんと鈴木さんには、まず電話で連絡し喜びの声を聞きました。前職がある田中さんには、退職手続きの期間を考慮し、出社日を1ヶ月後に設定。その後、正式な採用通知書を送付しました。
拝啓
この度は弊社技術職採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、あなたの技術力と誠実な人柄を高く評価し、採用させていただくことと
なりましたのでご通知申し上げます。
勤務開始日：20XX年6月1日（月）
勤務時間：8:30～17:30（休憩1時間）
初日持参品：印鑑、通帳コピー、マイナンバーカード（コピー可）、
健康保険証（お持ちの場合）
初日は8:15に正面受付までお越しください。初日のスケジュールと
入社オリエンテーションの詳細をお知らせいたします。
弊社一同、あなたをお迎えできることを心より楽しみにしております。
敬具
エピローグ：繋がりの輪
それから1年後、山田社長は驚きの知らせを受けました。以前書類選考で不採用にした応募者の一人が、取引先企業の担当者として現れたのです。その方は、「丁寧な不採用通知をいただき、御社への印象が良かったので、取引の話を聞いてみようと思いました」と言ってくれました。
また、面接で不採用にした鈴木さんは、CADスキルを磨いて1年後に再応募。今では会社の中核となる技術者として活躍しています。
山田社長は考えました。「採用活動の終わりは、実は新たな人間関係の始まりなんだ。採用した人だけでなく、不採用にした人との関係も大切にすることで、思わぬ形で会社の未来に繋がっていく」
社長、いかがでしたか？採用活動における合否通知は、単なる事務手続きではなく、人と人との繋がりを育む大切な機会です。不採用の通知であっても、応募者の気持ちに寄り添い、将来の可能性を見据えた対応が、思わぬ形で会社の発展に繋がることもあります。
次回の採用活動では、採用の先にある「関係づくり」まで視野に入れて、合否通知を行ってみてはいかがでしょうか。どうぞご相談ください。
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